Segreteria Generale e Protocollo è l’ufficio che supporta tutti i team di Clara, tenendo in ordine documenti e pratiche e facendo da punto di riferimento per l’intera organizzazione. Si occupa di protocollare e smistare la corrispondenza, gestire gli archivi digitali e cartacei, e affiancare assemblea dei soci e consiglio di amministrazione. Inoltre coordina adempimenti legati a trasparenza, privacy e modello 231, garantendo che tutto funzioni in modo chiaro e organizzato.
Abbiamo incontrato Vannia Brina, responsabile del settore e attivamente impegnata in segreteria generale, DPO e 231, insieme a Laura Scaramelli e Giulio Di Leo Mellica, che operano quotidianamente al Protocollo. Ci hanno raccontato come funziona il loro lavoro, quali sfide affrontano e cosa li gratifica di più.
Com’è la vostra giornata tipo?
Ogni giorno riceviamo tutta la corrispondenza in entrata, la registriamo con numero e data di protocollo e la smistiamo agli uffici. Così tutti possono prendere in carico le pratiche velocemente. Ci occupiamo sia dei documenti cartacei sia di quelli digitali, controlliamo che siano completi e ben indirizzati e li archiviamo in modo che siano sempre facilmente reperibili.
In parallelo seguiamo le attività di segreteria generale, supportando assemblea dei soci e consiglio di amministrazione, e coordinando tutto ciò che riguarda privacy, trasparenza e modello 231. È un lavoro che richiede attenzione e aggiornamento continuo, ma anche molta soddisfazione.
Quali sono le principali difficoltà del vostro lavoro?
Il momento più delicato è capire subito a quale ufficio assegnare un documento, così da far partire le attività nel modo più rapido possibile. Serve anche molta riservatezza e precisione: un piccolo errore può avere conseguenze importanti. E poi bisogna aggiornarsi costantemente: ogni modifica normativa o organizzativa può cambiare i flussi e le responsabilità.
Quali strumenti utilizzate?
Il nostro alleato principale è SICRAWEB EVO, il software per la protocollazione informatica, con cui possiamo registrare, classificare e rintracciare tutti i documenti con facilità.
E le soddisfazioni?
La parte più gratificante è avere una visione completa di Clara e collaborare con tutti i settori. Vedere come le nostre attività permettano all’azienda di funzionare in modo coordinato ci dà molta soddisfazione. Ed è stimolante sapere che, anche se il nostro lavoro è spesso dietro le quinte, è fondamentale per far girare bene i processi e facilitare il lavoro dei colleghi.